Главная
Новости
Новость 10 Апр 2020
Как подписывать кадровые документы с работниками на удаленке

Как подписывать кадровые документы с работниками на удаленке

Кадровики в период эпидемии коронавируса столкнулись с проблемой, как работать с сотрудниками, которых перевели на удаленную работу. Что делать, если необходимо срочно подписать документ. Узнайте в статье, какие 3 варианта можно использовать.

Скачайте нужные кадровые документы:


Способ 1. Используем обмен электронными документами 

Этот способ подойдет для взаимодействия руководителей и специалистов в крупных компаниях, где распространен и налажен электронный документооборот. Чаще всего именно у них уже есть электронная цифровая подпись. В этом случае, кадровик может отправлять на подпись все необходимые документы по электронной почте. Это касается приказов, уведомлений, и других документов. При таком варианте взаимодействия персонала с руководством, сотрудник также может направлять документы по электронной почте, если планирует написать заявление на увольнение, отпуск, предоставить объяснительную и так далее.


 Документы, которые необходимо оформить, чтобы перевести сотрудников на удаленную работу:

Чтобы электронная переписка была равнозначна бумагам с собственноручной подписью, оформите два документа:
  • приказ о введении электронного взаимодействия
  • соглашение об электронном взаимодействии
Оба документа направьте сотруднику — каждый в двух экземплярах. Соглашение сотрудник заполнит со своей стороны и подпишет, а на приказе отметит, что ознакомился с документом, и также поставит свою подпись. По одному экземпляру каждого документа сотрудник оставит себе, вторые — вернет работодателю.

 Используйте для электронного обмена документами с сотрудниками внутри компании: 

Способ 2. Отправляем документы по почте 

Кадровик может отправлять сотруднику оригиналы документов почтой, оформляя заказное письмо с уведомлением. После того, как работник получит такое письмо, ему нужно будет подписать документ и отправить его обратно почтой. У этого способа есть один большой минус. Если сотрудник вышлет работодателю заявление на отпуск или увольнение, а письмо задержится в пути, кадровик рискует нарушить сроки, чтобы ознакомить сотрудника с документами. 

Способ 3. Подписывает и отдаем документы в офисе

Не очень безопасный способ, с учетом сложной эпидемиологической ситуации. Но, если электронной подписи у сотрудника нет, как и возможности отправить документы почтой, то попросите сотрудника привезти оригиналы документов в офис. Чтобы у работников не возникли сложности с передвижением по городу, заранее выдайте ему такую справку.  

Такой способ имеет один неоспоримый плюс - кадровик может сразу проверит документы сотрудника, ознакомит его с локальными актами, подписать приказы, принять заявление, если сотрудник запланировал отпуск, выдать трудовую книжку на руки при увольнении. 

Источник: kdelo.ru

Заявка на участие
в мероприятии

Заполните короткую форму участника, чтобы
получить доступ к мероприятию

Заполняя форму вы даёте согласие на обработку персональных данных